Poslovna adresa na vlastitoj domeni, recimo [email protected], kupcu odmah kaže da razgovara s tvrtkom. Adresa na gmail.com pripada Googleu i osobi koja ju je otvorila, a adresa na vašoj domeni pripada vama. Ta se razlika vidi kod prve ponude, kod naplate i onog dana kad zaposlenik ode.
Dalje idu četiri mjesta na kojima besplatna adresa stvara stvarni trošak, i što na svakom od njih dobivate s vlastitom domenom.
Kupac prvo pročita adresu, pa onda ponudu
Kad ponuda dođe s adrese [email protected], primatelj mora vjerovati na riječ da tvrtka postoji. Kad dođe s [email protected], adresa sama nosi naziv, a primatelj u dva klika nađe web stranicu na istoj domeni. Kod većih kupaca to nije samo osjećaj. Nabava, ustanove i javna tijela redovito traže kontakt na domeni tvrtke, a dio njih poruke s besplatnih adresa filtrira strože.
Isto vrijedi za natječaje, banke i leasing kuće. Papir s adresom na gmail.com izgleda kao privremeno rješenje, a vaš posao nije privremen.
Naplata: adresa s koje šaljete račune mora biti vaša
Račun je dokument. Kad stigne s adrese [email protected], kupčevo knjigovodstvo ga lakše prihvati, lakše pronađe u arhivi i lakše provjeri. Kad stigne s privatne Gmail adrese, često slijedi telefonski poziv u stilu „je li ovo od vas”.
Postoji i sigurnosna strana. Prijevare s podmetnutim IBAN-om rade tako da netko pošalje poruku koja izgleda kao vaša i zamoli za uplatu na drugi račun. Ako kupci znaju da računi uvijek dolaze s jedne adrese na vašoj domeni, lažna poruka odskače. Uz to se na vlastitoj domeni mogu postaviti zapisi koji poštanskim serverima potvrđuju da poruku šaljete vi: SPF, DKIM i DMARC (tri zapisa u DNS-u, adresaru interneta, koji govore kome vjerovati u ime vaše domene). Kako to radi, objašnjeno je u tekstu o tome zašto pošta završava u spamu. Na besplatnoj Gmail adresi te zapise ne možete postaviti, jer domena nije vaša.
Brend: svaka poslana poruka je mali oglas
Mala tvrtka godišnje pošalje nekoliko tisuća poruka i svaka nosi adresu pošiljatelja. Ako u toj adresi piše naziv tvrtke, to je nekoliko tisuća besplatnih ponavljanja imena. Ako piše gmail.com, besplatnu reklamu dobiva Google.
Domena je ujedno temelj za sve ostalo: web stranicu, Google poslovni profil, profile na društvenim mrežama, natpis na vozilu. Tvrtke i obrti registrirani u Hrvatskoj imaju pravo na jednu .hr domenu bez naknade, a naziv se izvodi iz naziva subjekta. Uvjete i korake opisali smo na stranici o besplatnoj .hr domeni, a detaljnije u članku besplatna .hr domena za tvrtke i obrte.
Što se dogodi kad zaposlenik ode
Ovo je dio koji vlasnike najviše zaboli, i to obično kad je već kasno. Zamislite da je prodaja išla preko [email protected]. Marko odlazi. Adresa je njegova, lozinku zna samo on, a u sandučiću su tri godine razgovora s kupcima, cjenici i otvorene ponude. Nemate ni tehničku ni pravnu polugu da to dobijete. Kupci mjesecima pišu na adresu koju nitko ne čita.
S vlastitom domenom slika je drugačija. Adresa [email protected] je adresa tvrtke na kojoj radi Marko. Kad Marko ode, u svom računu možete:
- postaviti novu lozinku sandučića i time prekinuti njegov pristup;
- uključiti prosljeđivanje s njegove adrese na kolegu koji preuzima posao;
- prebaciti adresu prodaja@ na drugu osobu ili na cijeli tim, bez da kupci primijete promjenu;
- zadržati cijelu povijest poruka, jer je sandučić vaš.
Adrese ljudi se mijenjaju, adrese poslova ostaju. Zato prodaja@ i racuni@ nikad ne vežite na privatni sandučić jedne osobe.
Zato se isplati unaprijed odvojiti adrese ljudi, tipa ime@, od adresa poslova, tipa prodaja@, racuni@ i info@. Kako to rasporediti prije otvaranja prve adrese, opisano je u tekstu o otvaranju poslovne e-mail adrese.
Tri situacije u kojima se razlika vidi odmah
- Prijava na natječaj. Kontakt osoba mora imati adresu na domeni ponuditelja. Privatna adresa kod ocjenjivača izgleda kao nedovršena dokumentacija.
- Otvaranje računa kod dobavljača. Veletrgovci i uvoznici traže poslovni kontakt, a dio njih narudžbe prima samo s adrese koja je u njihovom sustavu vezana uz vašu firmu.
- Reklamacija kupca. Kad kupac piše na info@ i dobije odgovor s iste adrese, razgovor ostaje u firmi. Kad piše na privatnu adresu, razgovor ostaje kod osobe.
Ali Gmail je besplatan, a ovo nije
Točno, i tu se odluka najčešće odgađa. Kod nas jedna adresa na vlastitoj domeni stoji 2,90 € mjesečno ili 29 € godišnje, bez PDV-a, s 10 GB prostora i pet aliasa (dodatnih imena koja stižu u isti sandučić). Paket za tim do pet ljudi stoji 7,90 € mjesečno ili 79 € godišnje. Ako imate pravo na besplatnu .hr domenu, domena vas ne stoji ništa; ako želite komercijalnu .hr ili .com, registriramo je za 20 € godišnje. Cijeli popis je na stranici cijene. Probnog razdoblja nema, plaća se od prvog dana, ali nema ni ugovorne obveze.
Usporedite taj iznos s jednim izgubljenim poslom zato što je ponuda završila u neželjenoj pošti, ili s jednim danom traženja starih poruka iz sandučića bivšeg zaposlenika.
Prelazak u praksi, korak po korak
- Popišite adrese. Koliko ljudi treba vlastiti sandučić, a koje adrese su samo uloge koje može pokriti alias.
- Riješite domenu. Imate je i spajate sami, dobivate besplatnu .hr ili je registriramo za vas u roku od jednog radnog dana.
- Prebacite staru poštu. Poruke s Gmaila ili starog hostinga prenosimo preko IMAP-a (standardnog načina na koji programi za poštu čitaju sandučić na serveru), u istim mapama. Postupak je na stranici prijenos e-maila.
- Postavite uređaje. Za svaku adresu stiže link s uputama, a koraci po uređaju su u uputama.
- Javite promjenu. Novu adresu upišite u potpis, na račune, na web i u Google poslovni profil, a staru adresu još mjesec ili dva prosljeđujte u novi sandučić.
Ne morate mijenjati naviku, samo adresu
Poštu čitate kako vam odgovara: u pregledniku na webmail.3mail.hr, u aplikaciji Mail na iPhoneu, u Gmail aplikaciji na Androidu, u Outlooku ili Thunderbirdu. Uz poštu se na mobitel sinkroniziraju kontakti i kalendar. Ako želite ostati u Gmailu, i to je moguće: pošta s poslovne adrese prosljeđuje se u Gmail, a iz Gmaila šaljete kao [email protected].
Jedan detalj koji štiti vašu domenu: sandučiće otvaramo tek kad dokažete da je domena vaša. Dokaz je naš MX zapis (zapis koji kaže gdje se prima pošta za domenu) ili TXT zapis _mailverify s vašim tokenom. Provjeru ponavljamo automatski svakih deset minuta, a promjena obično proradi u nekoliko minuta do nekoliko sati. To znači da vašu domenu ne može dodati netko drugi i time preuzeti vašu poštu.
Česta pitanja
Mogu li zadržati staru Gmail adresu?
Možete. Uobičajeno je da nova komunikacija ide na poslovnu adresu, a stara se još neko vrijeme prosljeđuje u novi sandučić da vam ništa ne promakne. Stare poruke u međuvremenu prenesemo u novi sandučić.
Trebam li već imati domenu?
Ne. Ako je imate, spajate je sami ili je spojimo mi. Ako je nemate, vodimo vas do besplatne .hr domene ili je registriramo za vas u roku od jednog radnog dana.
Što se događa s adresama ako otkažem?
E-mail radi do kraja plaćenog razdoblja. Poruke čuvamo još 90 dana, da ih možete prenijeti drugdje ili se predomisliti.
Ako ste odlučili da poslovna pošta više ne ide preko gmail.com, otvorite adresu na svojoj domeni.