Kako napraviti potpis i automatski odgovor za godišnji

Na kraju ovog vodiča imate potpis koji se sam dodaje na svaku novu poruku i pripremljen tekst za godišnji odmor koji kupca zadržava umjesto da ga otjera. Potpis postavljate za pet minuta. Priprema odsutnosti traži još desetak.

Što ide u potpis male firme

Potpis nije ukras. U Hrvatskoj je poslovni e-mail poslovno pismo, pa u njemu stoje isti podaci koje biste stavili na dopis na memorandumu. Popis ovisi o pravnom obliku, zato ga jednom provjerite s knjigovođom i onda ga zaboravite.

Držite se reda: prvo čovjek, pa firma, pa obavezni podaci. Kupac na vrhu traži ime i telefon, a ne matični broj. Izbjegavajte velike slike, citate i izjave o zaštiti okoliša. One potpis čine težim, a poruku sumnjivijom filtrima.

Potpis počinje od adrese s koje pišete, pa prije samog potpisa provjerite izgleda li ona ozbiljno. Što čini dobru poslovnu adresu i koje oblike bolje izbjeći, opisano je u tekstu kako izgleda dobra poslovna e-mail adresa.

Potpis u webmailu

1. Otvorite webmail.3mail.hr i prijavite se.
2. Kliknite na svoje ime gore desno i odaberite „Postavke sandučića”.
3. U odjeljku „Kako vas vide primatelji” popunite polje „Ime i prezime”. To ime stoji uz vašu adresu u svakoj poruci koju šaljete.
4. U polje „Potpis” upišite tekst. Potpis je običan tekst i može imati do dvije tisuće znakova.
5. Kliknite „Spremi ime i potpis”.

Od tog trenutka svaka nova poruka, odgovor i prosljeđivanje otvaraju se s potpisom na dnu, odvojenim crtom. Ako vam potpis negdje ne treba, obrišite ga u toj poruci prije slanja.

Potpis na mobitelu i u Outlooku

Potpis spremljen u webmailu vrijedi za poruke koje pišete u webmailu. Svaki program na uređaju ima svoj potpis i njega postavljate posebno. Zadano „Poslano s iPhonea” zamijenite svojim podacima.

• iPhone i iPad. Postavke, pa Mail, pa Potpis. Odaberite potpis po računu ako imate više adresa.
• Android, aplikacija Gmail. Postavke, odaberite svoj račun, pa Mobilni potpis.
• Outlook na računalu. Postavke, pa Računi, pa Potpis. Postavite zasebno za nove poruke i za odgovore.
• Thunderbird. Postavke računa, pa polje s tekstom potpisa.

Za mobitel napravite kraću verziju: ime, funkcija, telefon i naziv firme. Obavezne podatke ostavite u punoj verziji na računalu i u webmailu. Ako ne znate gdje se u vašem programu krije polje za potpis, otvorite upute po uređaju na stranici upute.

Automatski odgovor za godišnji

Budimo izravni. Prekidač za automatski odgovor u našem webmailu zasad ne postoji i ne želimo se praviti da postoji. Do tada godišnji pokrivate alatima koji rade danas, a rade dobro jer poštu odmah dovedu do žive osobe.

Način 1: proslijedite poštu kolegi koji vas mijenja

1. Otvorite „Moj e-mail”, kliknite na domenu i odaberite karticu „Aliasi i prosljeđivanje”.
2. Kliknite „Novo pravilo” i odaberite „Prosljeđivanje”.
3. Iz popisa odaberite svoju adresu, a u polje „Proslijedi i na” upišite adresu kolege.
4. Kliknite „Spremi pravilo”. Kopija ostaje u vašem sandučiću, pa nakon povratka vidite sve što je stiglo.
5. Po povratku pravilo uklonite ikonom za brisanje.

Način 2: službene adrese stavite na tim

Ako info@ i prodaja@ već stižu na cijeli tim kao grupna adresa, vaš godišnji nikoga ne blokira. Grupne adrese dolaze od paketa Tim. Kako se slažu, opisano je u tekstu e-mail za male timove: aliasi i grupne adrese.

Način 3: napišite odsutnost u potpis

Tjedan dana prije odlaska na vrh potpisa dodajte dvije rečenice o odsutnosti i zamjeni, pa ih po povratku obrišite. Svatko kome odgovorite odmah zna na čemu je, a vi ništa ne automatizirate.

Ako poslovnu poštu ionako prosljeđujete na Gmail, možete uključiti Gmailov odgovor za odmor. Imajte na umu da takav odgovor odlazi s vaše Gmail adrese, što kupcu izgleda manje ozbiljno od poslovne.

Tekst odsutnosti koji ne odbija kupca

Loša poruka odsutnosti govori o vama. Dobra govori o kupcu. Držite se pet elemenata: zahvala, datum povratka, ime i kontakt zamjene, što učiniti ako je hitno i jedna rečenica koja poziva na nastavak razgovora. Ne pišite gdje ste, ne ispričavajte se i ne obećavajte odgovor isti dan.

Primjer za obrt bez zamjene: „Hvala na poruci. Do 18. kolovoza sam na godišnjem odmoru i poruke čitam jednom dnevno. Sve upite rješavam redom od 19. kolovoza. Ako vam treba hitno, nazovite me na 091 123 4567. Ako je riječ o ponudi, napišite u poruci rok i količinu, pa ću vam odgovoriti odmah po povratku.”

Primjer za tim sa zamjenom: „Hvala na poruci. Do 18. kolovoza me nema u uredu. Za ponude i narudžbe javite se Ani Horvat na [email protected] ili 091 765 4321, ona ima sve podatke i može nastaviti tamo gdje smo stali. Vašu poruku vidjet ću po povratku i javiti se ako nešto ostane otvoreno.”

Za bolovanje i nenadane izostanke tekst je kraći i bez datuma povratka: „Hvala na poruci. Zbog bolovanja poštu čitam rijetko. Za hitne stvari javite se Ani Horvat na [email protected] ili 091 765 4321, ona vodi sve otvorene ponude.” Razlog izostanka ne opisujte, jer podatak o zdravlju ne pripada u poslovnu poruku.

Kratka lista prije godišnjeg

Prođite ovih šest stavki dan prije odlaska. Traje deset minuta, a razliku osjeti kupac koji vam piše dok vas nema.

1. Dogovorite tko vas mijenja i recite mu što kupci najčešće pitaju.
2. Postavite pravilo „Prosljeđivanje” na njegovu adresu.
3. Dodajte dvije rečenice o odsutnosti na vrh potpisa i kliknite „Spremi ime i potpis”.
4. Provjerite ima li sandučić slobodnog prostora, jer pun sandučić vraća poruke pošiljatelju.
5. Odgovorite na otvorene upite ili barem napišite kada stiže odgovor.
6. Zapišite u kalendar podsjetnik da prvog radnog dana obrišete pravilo i vratite stari potpis.

Česte greške

• Potpis se ne pojavljuje u odgovorima na mobitelu. Potpis iz webmaila vrijedi samo za webmail. Na uređaju ga postavite u postavkama programa.
• Potpis je razbijen ili poravnat čudno. Upisali ste ga lijepljenjem iz Worda. Zalijepite ga kao čisti tekst i posložite u nekoliko kratkih redova.
• Primatelji vide adresu umjesto imena. Prazno je polje „Ime i prezime”. Popunite ga i spremite.
• Poruke odjednom idu u spam. Provjerite je li u potpis ušla slika s tuđeg poslužitelja ili skraćeni link. Oboje diže sumnju filtrima.
• Prosljeđivanje s godišnjeg ostalo je uključeno. Ubacite podsjetnik u kalendar za dan povratka i pravilo obrišite.
• Obavezni podaci nedostaju. Jednom napišite punu verziju, spremite je u webmail i onda je kopirajte u svaki uređaj.

Česta pitanja

Može li svaki zaposlenik imati svoj potpis?

Može i tako je najbolje. Svatko ga postavlja sam u „Postavke sandučića”, a vi mu pošaljite dogovoreni predložak s podacima firme.

Smije li potpis sadržavati logotip?

Tehnički smije, ali ga izbjegavajte. Slike u potpisu često se ne prikažu, povećavaju poruku i kod nekih primatelja stvaraju privitak uz svaku poruku. Naziv firme napisan tekstom radi svugdje.

Hoćete li dodati prekidač za automatski odgovor?

To je na popisu poboljšanja. Dok ne stigne, prosljeđivanje na kolegu pokriva isti posao, a kupcu odgovara čovjek umjesto stroja. Što je sve uključeno u pakete, pogledajte na stranici cijene.

Složite potpis jednom i otvorite adresu na vlastitoj domeni na stranici novi e-mail.