Prelazak s [email protected] na [email protected] ne znači da gubite stare poruke ni kontakte. Stara adresa ostaje raditi dok je ne odlučite ugasiti, poruke se prenose u novi sandučić u istim mapama, a pošta sa stare adrese može se prosljeđivati na novu. Ovdje je plan u šest koraka, u redoslijedu koji ne ostavlja praznine.

Plan u šest koraka

  1. Odlučite domenu i adrese. Ako domenu imate, spajate je. Ako je nemate, tvrtke i obrti imaju pravo na jednu .hr domenu bez naknade, o čemu piše na stranici besplatna .hr domena. Popišite adrese koje trebate: ime po osobi, a info@ i racuni@ kao alias, jer aliasi ne troše adrese iz paketa.
  2. Otvorite paket i spojite domenu. Nameservere prebacite na nas ili zapise upišete sami. Sandučići se otvaraju kad je dokazano da je domena vaša, a dokaz je naš MX zapis (zapis koji govori gdje se prima pošta) ili TXT zapis _mailverify.
  3. Postavite uređaje. Za svaku adresu dobijete link koji sam postavi mobitel i računalo. Kolegi pošaljete njegov link i lozinku mu ne diktirate preko telefona.
  4. Prenesite staru poštu. Upišete stari račun i poruke prelaze u novi sandučić, u istim mapama.
  5. Uključite prosljeđivanje stare adrese. Dok svi ne nauče novu adresu, pošta sa stare adrese ide u novi sandučić.
  6. Obavijestite kupce i promijenite adresu u registrima. Ovo je korak koji se najčešće odgodi, a upravo on odlučuje kada staru adresu možete ugasiti.

Prva tri koraka traju manje od jednog poslijepodneva. Zadnja tri traju nekoliko tjedana, jer ovise o drugima. Zato ih pokrenite paralelno, a ne jedan poslije drugoga.

Novi sandučić s prenesenim mapama iz stare pošte.
Novi sandučić s prenesenim mapama iz stare pošte.

Prijenos stare pošte

Prijenos radimo mi, na temelju podataka koje upišete u računu, u dijelu „Moj e-mail”, na domeni, pod „Prijenos stare pošte”. Odaberete odakle prenosite: Gmail, Outlook.com, Yahoo ili drugi poslužitelj, na primjer stari hosting.

Nekoliko stvari koje treba znati prije pokretanja:

  • Gmail, Outlook i Yahoo traže lozinku aplikacije, a ne vašu običnu lozinku. U Gmailu je to Google račun, pa Sigurnost, pa potvrda u dva koraka i onda „Lozinke aplikacija”. IMAP u Gmailu mora biti uključen.
  • Stari hosting najčešće ima poslužitelj mail.vasadomena.hr i port 993. Prijenos pokrenite prije nego hosting ugasite, jer nakon gašenja poruke više nisu dostupne.
  • Poruke stižu postupno, a kad prijenos završi dobivate e-mail. Lozinku starog računa brišemo odmah nakon prijenosa.
  • Prijenos pokrenite kad vam javimo da domena radi. Promjena DNS-a traje od nekoliko minuta do nekoliko sati i u tom razmaku dio poruka može stići na stari poslužitelj. Prijenos pokupi i njih.

Prijenos je u svakom paketu i možete ga pokrenuti više puta. Detaljan opis s postavkama po pružatelju je na stranici prijenos e-maila, a korak po korak za Gmail kolega je opisao u tekstu kako prenijeti staru poštu s Gmaila.

Prosljeđivanje stare adrese

Staru adresu ne gasite isti dan. Ostavite je barem šest mjeseci, a ako radite s javnim natječajima ili dugim projektima, i godinu. U tom razdoblju sva pošta koja stigne na staru adresu treba dolaziti na novu.

Na besplatnim pružateljima to se uključuje u njihovim postavkama prosljeđivanja. U Gmailu je važno znati da dohvat pošte s drugih računa više nije put kojim se to rješava, pa se koristi prosljeđivanje. Ako želite ostati u sučelju Gmaila, moguće je i to: pošta s poslovne adrese prosljeđuje se u Gmail, a iz Gmaila šaljete kao adresa na svojoj domeni, uz opciju „Šalji kao”.

Kad prelazite s adrese na staroj domeni, na primjer sa starog hostinga, prosljeđivanje postavljate u našem računu. Uz alias i grupnu adresu postoji i pravilo prosljeđivanja, koje kopiju pošte s postojeće adrese šalje na drugu, a kopija ostaje i u sandučiću.

Obavijest kupcima

Ne pišite najavu promjene kao dopis. Najbolje radi kratka poruka i potpis koji promjenu nosi sam.

  • u potpis stavite novu adresu, a na dva mjeseca dodajte i rečenicu da je stara adresa promijenjena
  • pošaljite kratku poruku redovnim kupcima i dobavljačima, s jednom rečenicom i novom adresom
  • novu adresu upišite na web stranicu, na profile na društvenim mrežama i u karticu firme na kartama
  • na račune i ponude stavite novu adresu istog dana kad proradi
  • zamolite kupce da staru adresu zamijene u svojim kontaktima, jer se inače odgovori vraćaju na staro

Iz iskustva, nova adresa na vlastitoj domeni sama radi dio posla u prodaji. Zašto je tako, kolega piše u tekstu zašto poslovni e-mail na vlastitoj domeni.

Potpis u poruci s novom adresom i napomenom o promjeni.
Potpis u poruci s novom adresom i napomenom o promjeni.

Što s računima i registrima

Ovo je popis koji preporučujemo proći s papirom u ruci, jer se na svaki od tih računa vežu obavijesti koje ne želite propustiti.

  • internetsko bankarstvo i obavijesti banke
  • knjigovodstvo, program za račune i fiskalizaciju
  • registrar domene i hosting, uključujući kontakt osobu za domenu
  • korisnički računi za oglašavanje, karte i profile firme
  • dobavljači, veletrgovine i sustavi za narudžbe
  • osiguranje, najam i komunalne usluge na firmu
  • svi računi na kojima je stara adresa služila za povrat lozinke

Zadnja točka je najvažnija. Dokle god je stara adresa put za povrat lozinke, ona je i dalje ključ vaše firme. Zato je ne gasite prije nego ste je zamijenili na svim važnim mjestima, a ni tada ne dijelite njezinu lozinku s nikim.

Tri greške koje prave prazninu u pošti

  1. Gašenje starog hostinga prije prijenosa. S ugašenim hostingom stare poruke nema odakle prenijeti.
  2. Stari MX zapis ostavljen uz novi. Ako ima isti ili manji broj prioriteta, dio pošte i dalje ide na stari poslužitelj. Naša provjera na to upozorava, a zapise po registraru objašnjava tekst kako spojiti domenu: MX, SPF i DKIM.
  3. Ista lozinka na staroj i novoj adresi. Nove lozinke generiramo mi i postavljate ih linkom za svoj uređaj; upute su na stranici upute.

Kada staru adresu možete ugasiti

Datum gašenja nije stvar osjećaja. Staru adresu ostavite dok ne budu ispunjena četiri uvjeta:

  1. u zadnjih mjesec dana na nju nije stigla nijedna poruka koja se tiče posla
  2. stare poruke su prenesene i vidite ih u novom sandučiću, u istim mapama
  3. nijedan važan račun je više ne koristi za prijavu ni za povrat lozinke
  4. kupci i dobavljači s kojima radite redovito pišu na novu adresu

Dok ti uvjeti nisu ispunjeni, staru adresu držite otvorenu i prosljeđujte je. To vas ne košta ništa, a čuva poruke koje biste inače izgubili. Kod besplatnih pružatelja adresu najčešće ne treba ni gasiti; dovoljno je da je prestanete koristiti, a prosljeđivanje ostane uključeno.

Kod starog hostinga je drugačije. Ondje adresu ugasite tek kad je pošta prenesena, jer gašenjem nestaje i sadržaj sandučića. Na dan gašenja prvo isključite prosljeđivanje i provjerite stiže li nova poruka izravno u novi sandučić, pa tek onda javite starom pružatelju da uslugu zatvori.

Česta pitanja

Gubim li poruke dok se domena spaja?

Ne. Stara adresa i stari poslužitelj rade cijelo vrijeme, a prijenos pokupi i poruke pristigle tijekom promjene DNS-a.

Koliko me to stoji na mjesec?

Jedna adresa je 2,90 eura mjesečno, pet adresa 7,90 eura, a do 25 adresa 19,90 eura, bez PDV-a i bez ugovorne obveze. Aliasi i prijenos stare pošte su uključeni, a usporedba paketa je na stranici cijene.

Mogu li prvo probati pa onda odlučiti?

Probnog razdoblja nema; paket se plaća od prvog dana, ali nema ugovorne obveze i otkazujete kad želite. Nakon otkazivanja pošta radi do kraja plaćenog razdoblja, a poruke čuvamo još 90 dana.

Zadržite stare poruke i krenite s adresom na svojoj domeni na stranici za otvaranje e-maila.