E-mail za male timove: aliasi, grupne adrese i catch-all

Alias je dodatno ime za jedan sandučić, grupna adresa je jedno ime koje stiže više ljudi, prosljeđivanje šalje kopiju na drugu adresu, a catch-all prima svu poštu poslanu na nepostojeća imena u domeni. Male timove ne kvari nedostatak alata, nego to što nitko nije zadužen da odgovori. Ispod je kako se to postavi tako da upit kupca ne padne između troje ljudi.

Sve četiri stvari postavljate u svom računu, pod „Moj e-mail”, bez ikakvog rada na serveru. Razlika među njima je mala u sučelju, a velika u posljedicama.

Četiri pojma u jednoj tablici

Alias: više imena, jedan sandučić

Alias ne troši novu adresu i ne traži novu lozinku. Poruka poslana na [email protected] stigne u sandučić vlasnika, a vlasnik u polju „za” vidi da je došla na racuni@. To je sve što treba obrtu s jednim čovjekom i tri javne adrese.

U paketu Solo dobivate pet aliasa uz jednu adresu, dakle info@, racuni@, ponude@, posao@ i jedan po želji. U paketima Tim i Firma aliasa nema ograničeno. Praktično pravilo: sve što ćete napisati na web stranicu, vizitku ili račun neka bude alias, ne novi sandučić, dok stvarno ne zatreba da te poruke čita druga osoba.

Kad alias nije dovoljan

Alias je jeftin i praktičan, ali ima granicu. Pravi sandučić otvorite kad vrijedi bilo što od ovoga:

• osoba treba svoju lozinku i svoj pristup, jer ne radi za vašim računalom;
• poruke te uloge trebaju vlastitu arhivu, odvojenu od vaše pošte;
• adresa mora slati poštu, a ne samo primati je, recimo racuni@ iz programa za fakturiranje;
• osoba odlazi, pa treba moći promijeniti lozinku bez da to dira vaš sandučić.

Dodatna adresa stoji 1,50 € mjesečno ili 15 € godišnje, dakle manje od sat vremena traženja poruke koja je završila u krivom sandučiću.

Grupna adresa: jedno ime, cijeli tim

Grupna adresa je isto ime kao alias, samo s više odredišta. Poruka na [email protected] istovremeno stiže Ani i Marku, svaki je ima u svom sandučiću i svaki može odgovoriti. Dostupna je u paketima Tim i Firma, a jedna adresa može imati do dvadeset odredišta.

Grupna adresa rješava dostupnost, ali sama stvara novi problem, i to onaj najgori. Kad poruka stigne dvojici ljudi, svaki od njih pomisli da će drugi odgovoriti. Tri dana kasnije kupac je već kupio drugdje. Zato grupna adresa nikad ne ide bez pravila iz nastavka.

Prosljeđivanje: kopija drugdje, izvornik ostaje

Prosljeđivanje šalje kopiju poruka s jedne adrese na drugu, a poruka i dalje ostaje u izvornom sandučiću. Tri situacije u kojima je nezamjenjivo:

• Godišnji i bolovanje. Poštu osobe koja je odsutna prosljeđujete kolegi koji je pokriva, a nakon povratka to isključite.
• Odlazak zaposlenika. Postavite novu lozinku sandučića i prosljeđivanje na osobu koja preuzima posao. Sandučić i povijest poruka ostaju vaši, jer je adresa na vašoj domeni.
• Ostajete u Gmailu. Pošta s poslovne adrese prosljeđuje se u Gmail, a iz Gmaila šaljete kao [email protected]. Koraci su u uputama.

Catch-all: mreža za tipfelere

Catch-all prima svaku poruku poslanu na ime koje u vašoj domeni ne postoji, recimo racun@ kad vi imate racuni@, ili info@ s greškom u pisanju. Dostupan je u paketu Firma.

Dvije stvari o njemu. Prva je da je koristan nakon promjene adresa ili kad ste svoju adresu tiskali na više mjesta i niste sigurni je li svugdje ista. Druga je da skuplja i neželjenu poštu, jer spam se često šalje na nasumična imena u domeni. Zato catch-all držite uključen na adresi koju netko stvarno pregledava, i po potrebi ga isključite kad odradi svoje.

Praktičan način rada s catch-allom je ovaj: uključite ga na mjesec dana nakon promjene adresa, pogledajte što je stvarno stizalo, za dvije ili tri najčešće pogreške u pisanju napravite obične aliase, a catch-all onda isključite. Tako zadržite korist, a ne naslijedite kantu za neželjenu poštu.

Kako se upit kupca ne izgubi

Alati su lagani dio. Ovih pet pravila razlikuje tim u kojem se poruke ne gube:

1. Svaka adresa ima vlasnika. I kad je čita troje ljudi, jedna osoba je odgovorna da je do kraja dana odgovoreno. Zapišite to uz popis adresa.
2. Tko preuzima, javi to odmah. Kratki odgovor svima „preuzimam” u trenutku kad počnete raditi na upitu. Jedna rečenica, nula nesporazuma.
3. Odgovor uvijek s grupne adrese. Kad Ana odgovori sa svoje osobne adrese, kupac dalje piše njoj, a tim je ostao bez uvida. Odgovarajte tako da pošiljatelj bude prodaja@.
4. Rok je jedan radni dan. Ako odgovor traži više vremena, pošaljite potvrdu da je upit primljen i kad slijedi odgovor.
5. Mape i oznake umjesto pamćenja. Odrađeno pomaknite iz pristigle pošte. Ono što je u pristigloj pošti je otvoreno, ostalo je zatvoreno.

Grupna adresa bez pravila „tko preuzima” je najsigurniji način da tri osobe zajedno ne odgovore na upit koji bi jedna odgovorila u minuti.

Jednom tjedno prođite grupne adrese i pogledajte ima li u pristigloj pošti nečega starijeg od tri dana. Pet minuta pregleda otkrije sve što je propalo kroz pravila. Ako se isto ponavlja, problem nije u ljudima nego u tome što adresa ima previše primatelja ili nema jasnog vlasnika.

Što nosi koji paket

Iznosi su bez PDV-a, a godišnje plaćanje dođe na deset mjeseci, dakle 29 €, 79 € i 199 € godišnje. Ako vam treba još adresa iznad limita paketa, dodatna stoji 1,50 € mjesečno ili 15 € godišnje. Cijeli popis je na stranici cijene.

Kalendar kao druga polovica priče

Tim koji dijeli adrese obično dijeli i termine. U paketima Tim i Firma uz poštu idu kalendar i kontakti, koji se sinkroniziraju na mobitel i računalo, pa se dogovoreni izlazak na teren vidi i onome koji nije bio na telefonu. To znači i da kontakti kupaca više ne žive samo u jednom mobitelu.

Ako prelazite s postojećeg sustava, stare poruke prenosimo preko IMAP-a, u istim mapama, po adresi. Postupak je na stranici prijenos e-maila, a kako se domena spaja opisano je u tekstu kako spojiti domenu.

Česta pitanja

Plaćam li alias kao dodatnu adresu?

Ne. Alias stiže u postojeći sandučić i ne troši adresu iz paketa. Plaća se samo adresa s vlastitim sandučićem i lozinkom.

Koliko ljudi može primati jednu grupnu adresu?

Do dvadeset odredišta po adresi, što je za mali tim više od dovoljnog. Odredišta mijenjate u svom računu kad se tim promijeni.

Je li catch-all dobra ideja za obrt s jednom adresom?

Rijetko. Za jednu adresu su bolji aliasi za najčešće pogreške u pisanju. Catch-all ima smisla kad imate više adresa i domena i kad netko stvarno pregledava što u njega padne.

Kad znate tko što prima, otvorite adrese i grupe na svojoj domeni.