Dobra poslovna adresa ima dva oblika: [email protected] za ljude i info@, prodaja@ ili racuni@ za poslove. Prvi oblik prati osobu, drugi ostaje kad se osoba promijeni, a zajedno pokrivaju sve što maloj firmi treba. Ispod su pravila, primjeri i pogreške koje se kasnije plaćaju.
Adresa se u praksi mijenja teško. Otisnuta je na vizitkama, upisana u banci, u poslovnom profilu, na vozilu i u tuđim kontaktima. Zato je vrijedno potrošiti pola sata na plan prije otvaranja prvog sandučića.
Adrese ljudi: ime.prezime
Za osobu je najbolji oblik [email protected]. Pamti se, da se izgovoriti i jasno je čija je. Ako je tim mali, [email protected] je kraće i sasvim u redu, uz jedno pravilo: odlučite unaprijed što ćete kad dođe drugi Marko. Dodavanje drugog slova prezimena, tipa marko.h@, izgleda kao improvizacija, a prelazak s ime@ na ime.prezime@ nakon dvije godine znači obavještavanje svih kupaca.
U Hrvatskoj postoji dodatni korak koji se stalno preskoči. E-mail adrese ne podnose hrvatske znakove, pa Šimić postaje simic, Đipalo postaje dipalo, a Čović postaje covic. Odlučite pravilo odmah i primijenite ga na sve, jer nered nastaje kad jedna osoba ima zdjelar@ a druga dj.zdjelar@. Isto vrijedi za razmake i točke: ili svi imaju ime.prezime, ili svi imaju imeprezime.
Duga prezimena su poseban slučaj. Ako ime.prezime@ ispadne dulje od dvadesetak znakova, uzmite ime i prvo slovo prezimena, recimo [email protected], ali onda to pravilo vrijedi za cijeli tim. Adresu ćete stotinama puta izdiktirati telefonom i napisati na papir, pa je svaki suvišan znak trošak.
Adrese poslova: info@, prodaja@, racuni@
Adresa posla ne pripada osobi, nego zadatku. Kupac ne mora znati tko danas odgovara na ponude, samo gdje ih pošalje. Za malu firmu dovoljne su tri do pet takvih adresa:
| Adresa | Čemu služi | Kome stiže |
|---|---|---|
| info@ | opći upiti, adresa s web stranice i profila | vlasniku ili osobi u uredu |
| prodaja@ | upiti za ponudu i cijene | svima koji rade s kupcima |
| racuni@ | izlazni i ulazni računi, knjigovodstvo | vlasniku i knjigovođi |
| podrska@ | problemi postojećih kupaca | osobi koja rješava reklamacije |
| posao@ | prijave za rad i životopisi | vlasniku |
Broj tih adresa držite malim. Pet je gornja granica za malu firmu, jer svaka nova javna adresa znači još jedno mjesto koje netko mora pregledavati. Bolje su tri adrese koje se čitaju svaki dan nego osam koje se čitaju kad se netko sjeti.
Većinu tih adresa ne treba plaćati kao zaseban sandučić. Alias je dodatno ime koje stiže u već postojeći sandučić, pa info@ i racuni@ mogu ulaziti u vašu glavnu poštu. U paketu Solo dobivate pet aliasa uz jednu adresu, a u paketima Tim i Firma aliasa nema ograničeno. Grupna adresa je isto ime, ali s više primatelja, i dostupna je u paketima Tim i Firma. Razlike su razrađene u tekstu o aliasima i grupnim adresama.
Što izbjegavati
Ovih devet stvari kasnije stvara posao ili štetu:
- Godina i brojevi. stolarija2019@ za dvije godine zvuči staro, a brojevi se pri diktiranju stalno pogrešno zapišu.
- Naziv firme u lijevom dijelu. [email protected] ponavlja isto dvaput. Dovoljno je info@.
- Nadimci i šale. sef@, boss@ ili majstor@ na računu prema javnoj ustanovi ne rade vam uslugu.
- Previše duge adrese. Ako se ne da izdiktirati telefonom u jednom pokušaju, previše je duga.
- Hrvatski znakovi. Ne rade i stvaraju tihe greške pri slanju.
- Crtice i podvlake bez potrebe. ime_prezime@ i ime-prezime@ se pri diktiranju miješaju. Točka je standard.
- Osobne adrese za poslovne uloge. Ako računi idu na ana@, pa Ana ode, kupci šalju račune u prazno.
- Sistemske adrese. postmaster@, abuse@, webmaster@, admin@, noreply@ i njima slične su rezervirane jer ih koriste serveri i one se ne dodjeljuju ljudima.
- Jedna adresa za cijelu firmu. Kad svi rade iz istog sandučića, nitko nije odgovoran za odgovor.
Umjesto ovoga, bolje ovako
| Umjesto | Bolje | Zašto |
|---|---|---|
| [email protected] | [email protected] | domena nosi naziv, a godina ne stari |
| [email protected] | [email protected] | naziv se ne ponavlja dvaput |
| [email protected] | [email protected] | točka je standard i lakše se diktira |
| šimić@vasafirma.hr | [email protected] | hrvatski znakovi u adresi ne rade |
| [email protected] za račune | [email protected] | uloga preživi odlazak osobe |
Plan adresa prije otvaranja
Prije nego otvorite prvi sandučić, odgovorite na pet pitanja i zapišite odgovore u tablicu:
- Koliko ljudi treba vlastiti sandučić? Vlastiti sandučić treba onaj koji vodi vlastite razgovore s kupcima ili dobavljačima.
- Koje adrese su uloge? Svaka adresa koju ćete napisati na web stranicu, vizitku ili račun je uloga i ide na alias ili grupnu adresu.
- Koje je pravilo za imena? ime@ ili ime.prezime@, i što kad dođu dvije osobe s istim imenom.
- Tko čita koju adresu? Svaka adresa mora imati jednu osobu koja je odgovorna da se odgovori, i onda kad je čita više ljudi.
- Koja adresa ide u javnost? Odaberite jednu glavnu, najčešće info@, i nju pišite svugdje. Ostale su za unutarnju upotrebu i posebne namjene.
Kad to imate na papiru, otvaranje adresa je pet minuta posla. Adrese i aliase upisujete u koraku odabira paketa, unutar limita paketa, a kasnije ih dodajete i mijenjate u svom računu. Ako trebate više adresa nego ih paket nosi, dodatna adresa stoji 1,50 € mjesečno ili 15 € godišnje, a paketi su na stranici cijene.
Kad tim naraste
Plan adresa mora izdržati i trećeg i petog čovjeka. Dva pravila to rješavaju unaprijed. Prvo, novi član dobiva adresu po istom pravilu kao i svi prije njega, bez iznimaka za vlasnika i rodbinu. Drugo, kad uloga prijeđe s jedne osobe na dvoje ljudi, alias postaje grupna adresa i poruke stižu objema, bez ijedne promjene u onome što kupac piše.
Isto vrijedi i u drugom smjeru. Ako netko ode, adresu ne brišete odmah, nego joj postavite prosljeđivanje na osobu koja preuzima posao, a novu lozinku sandučića postavite istog dana. Tako se ne izgubi nijedna poruka, a bivši zaposlenik više ne ulazi u sandučić.
Kako adresa izgleda kupcu
Kupac vidi tri stvari: ime pošiljatelja, adresu i potpis. Zato uz adresu odmah postavite prikazno ime u obliku „Ana Horvat, Stolarija Horvat” i potpis s telefonom i adresom firme. Bez toga i najbolja adresa dolazi kao poruka od nepoznatog.
Druga strana je dostava. Da poruka uopće završi u pristigloj pošti, u domeni moraju biti zapisi SPF, DKIM i DMARC, a njih postavljamo mi. Zašto to odlučuje sudbinu vaših ponuda, objašnjeno je u tekstu zašto pošta završava u spamu. Postavljanje adrese na mobitelu i računalu opisano je u uputama.
Česta pitanja
Je li info@ dobra glavna adresa?
Da, za malu firmu je najbolja javna adresa jer ne veže upit na osobu. Uz nju držite i osobnu adresu za razgovore koje vodite vi, da kupac zna s kim razgovara.
Mogu li kasnije promijeniti adresu?
Možete, a lakše je nego što se čini: staru adresu ostavite kao alias ili prosljeđivanje na novu, pa ništa ne propada dok se svi ne naviknu. Trošak su vizitke i ispravci na tuđoj strani, ne tehnika.
Koliko adresa treba obrt s jednim čovjekom?
Jedan sandučić i dva do tri aliasa. Paket Solo daje jednu adresu, 10 GB prostora i pet aliasa za 2,90 € mjesečno ili 29 € godišnje. Domena je uz to besplatna ako imate pravo na besplatnu .hr domenu.
Kad imate popis adresa, otvorite ih na svojoj domeni.