Kako dodati adresu kolegi i podijeliti poštu u timu

Na kraju ovog vodiča vaš kolega ima svoju adresu na mobitelu, a pošta za info@ i racuni@ stiže pravoj osobi. Dodavanje jedne adrese traje dvije minute. Za cijeli tim računajte petnaest minuta.

Prvo provjerite koliko adresa imate

Broj sandučića ovisi o paketu. Solo ima jednu adresu, Tim do pet, a Firma do dvadeset pet. Ako vam zatreba još jedna adresa, a ne želite veći paket, dodajte je kao dodatak. Iznose pogledajte na stranici cijene.

Zapamtite jednu razliku, ona vam štedi novac. Sandučić je pretinac s vlastitom lozinkom i vlastitim prostorom. Alias je samo još jedno ime koje vodi na postojeći sandučić. Aliasi ne troše adrese iz paketa, pa info@, prodaja@ i racuni@ ne moraju biti zasebni sandučići.

Zauzeće vidite na vrhu kartice „Adrese”. Tamo piše koliko je adresa iskorišteno od ukupnog broja u paketu i koliko je prostora slobodno.

Tipičan raspored za firmu od troje ljudi

Takav raspored stane u paket Tim i troši tri sandučića od pet. Ostaju vam dvije adrese za nove ljude, a službenih adresa možete složiti koliko god želite. Popis napišite na papir prije nego počnete klikati. Poslije je puno teže mijenjati naviku kupaca nego pravilo u aplikaciji.

Kako dodati adresu kolegi

Korak 1: otvorite novu adresu

1. Otvorite „Moj e-mail” i kliknite na svoju domenu.
2. Ostanite na kartici „Adrese” i kliknite „Nova adresa”.
3. U polje „Adresa” upišite samo dio prije znaka @, na primjer ana. Dozvoljena su mala slova bez kvačica, brojke, točka i crtica.
4. U polje „Ime i prezime” upišite ime kolege. Primatelji ga vide uz adresu. Za službene adrese poput prodaja@ polje ostavite prazno.
5. Kliknite „Otvori adresu”.

Korak 2: pošaljite upute na privatnu adresu

1. Prije klika na „Otvori adresu” popunite polje „Pošalji upute kolegi” i upišite njegovu privatnu adresu, na primjer onu na Gmailu.
2. Kolega dobiva e-mail s linkom. Lozinka ne putuje u poruci. Vidi se tek na toj stranici, nakon klika na „Prikaži lozinku”.
3. Link vrijedi 24 sata. Ako istekne, izdajte novi iz izbornika uz adresu.

Ako kolegu ne želite zvati e-mailom, u prozoru „Adresa je otvorena” kliknite „Kopiraj link za kolegu” i pošaljite mu ga porukom. Iz sigurnosnih razloga možete poslati najviše deset takvih uputa na sat.

Korak 3: kolega postavlja poštu na svom uređaju

1. Otvori link koji ste mu poslali. Stranica sama prepoznaje uređaj i nudi prave korake.
2. Klikne „Prikaži lozinku” i prepiše je ili kopira.
3. Na iPhoneu preuzme profil i instalira ga. Na Androidu doda račun u aplikaciji Gmail. Na računalu upiše adresu i lozinku, a Outlook i Thunderbird ostalo pronađu sami.
4. Na kraju klikne „Gotovo, zatvori link”. Time link prestaje vrijediti i lozinka se više ne prikazuje.

Sve upute po uređaju javno su dostupne i na stranici upute, pa ih možete poslati i bez linka.

Tko prima info@

Za službene adrese ne otvarajte sandučiće. Otvorite pravilo. Na stranici domene odaberite karticu „Aliasi i prosljeđivanje”. Tamo postoje četiri vrste pravila.

Kako napraviti pravilo

1. Otvorite karticu „Aliasi i prosljeđivanje” i kliknite „Novo pravilo”.
2. Odaberite vrstu. Uz zaključane vrste piše koji ih paket ima.
3. U polje „Nova adresa” upišite ime prije znaka @, na primjer info.
4. U polje „Pošta stiže” upišite tko je prima. Postojeće adrese možete dodati klikom na ponuđena imena ispod polja. Više adresa odvojite zarezom.
5. Kliknite „Spremi pravilo”.

Jedno pravilo može slati poštu na najviše dvadeset adresa. Ako upišete više od jednog primatelja, pravilo automatski postaje grupna adresa, pa za to treba paket Tim ili Firma. Više primjera podjele pošte u malom timu ima tekst e-mail za male timove: aliasi i grupne adrese.

Što kad netko ode iz firme

Nemojte žuriti s brisanjem. Poslovna pošta bivšeg zaposlenika često sadrži ponude, narudžbe i dogovore koji su vam potrebni. Postoje tri razumna postupka i biraju se prema tome koliko vam sandučić još treba.

Redoslijed je uvijek isti. Prvo promijenite lozinku, jer zaposlenik time gubi pristup pošti u istoj minuti. Zatim odlučite tko preuzima njegove poslove i postavite prosljeđivanje na tu osobu, da kupci ne ostanu bez odgovora. Tek na kraju, kad ste sigurni da vam iz sandučića više ništa ne treba, razmislite o brisanju. Nitko vas ne požuruje. Zatvoreni sandučić može stajati mjesecima i troši samo jedno mjesto u paketu.

Zadržite sandučić, promijenite lozinku

1. Otvorite karticu „Adrese”, kliknite na tri točkice uz adresu i odaberite „Lozinka”.
2. Kliknite „Nova lozinka i link”. Stara lozinka odmah prestaje raditi na svim njegovim uređajima.
3. Prijavite se u webmail tom adresom i pregledajte poštu kad vam zatreba.

Proslijedite poštu nasljedniku

1. Otvorite „Aliasi i prosljeđivanje” i kliknite „Novo pravilo”.
2. Odaberite „Prosljeđivanje” i iz popisa izaberite adresu koja odlazi.
3. U polje „Proslijedi i na” upišite adresu osobe koja preuzima posao i kliknite „Spremi pravilo”. Kopija ostaje u starom sandučiću.

Obrišite adresu

1. Kad vam sandučić više ne treba, u izborniku uz adresu odaberite „Obriši adresu”.
2. Potvrdite. Brisanjem nestaju i sve poruke u sandučiću i to se ne može poništiti.
3. Brisanje oslobađa mjesto u paketu. Prosljeđivanje s te adrese nestaje s njom, a adresa se sama miče s popisa grupnih adresa.

Česte greške

• Piše da je adresa već sandučić. Za postojeći sandučić ne radi se alias, nego pravilo „Prosljeđivanje”.
• Piše da su sve adrese iskorištene. Iskoristili ste sve sandučiće iz paketa. Dodajte jednu adresu kao dodatak ili prijeđite na veći paket. Ako je riječ o službenoj adresi, napravite alias i ne trošite sandučić.
• Kolega kaže da link ne radi. Link vrijedi 24 sata i troši se kad klikne „Gotovo, zatvori link”. Izdajte novi kroz „Nova lozinka i link”.
• Grupna adresa je zaključana. Slanje na više adresa dolazi od paketa Tim. Do tada napravite alias na jednu osobu.
• Nova adresa piše da se otvara kasnije. Sandučići se otvaraju tek kad potvrdimo da je domena vaša. Dovršite DNS zapise i kliknite „Provjeri sada”.
• Kolega ne prima poštu poslanu na info@. Provjerite je li u pravilu upisana njegova puna adresa i je li pravilo spremljeno na pravoj domeni.

Česta pitanja

Troši li alias jednu adresu iz paketa?

Ne. Aliasi imaju svoj brojač i ne dodiruju broj sandučića. Solo ima pet aliasa, a Tim i Firma neograničeno.

Može li kolega sam mijenjati svoju lozinku i potpis?

Može. U webmailu otvori „Postavke sandučića” i tamo mijenja ime, potpis i lozinku. Vlasnik računa ne vidi njegovu lozinku, ali može izdati novu.

Trebamo li domenu prije nego dodamo adrese?

Da, sve adrese žive na vašoj domeni. Ako je nemate, tvrtke i obrti imaju pravo na jednu besplatnu .hr domenu, o čemu piše na stranici besplatna .hr domena. Cijeli put od nule opisan je u tekstu kako otvoriti poslovnu e-mail adresu.

Otvorite adrese za cijeli tim na stranici novi e-mail i pošaljite kolegama upute istu minutu.