GDPR i poslovna pošta: gdje su podaci i koliko ih čuvati

Poslovni sandučić je zbirka osobnih podataka: imena, adrese, brojevi telefona, ponude i privici s podacima kupaca. Zato za poštu treba znati gdje su podaci, s kime imate ugovor o obradi, koliko dugo poruke čuvate i što se radi kad zaposlenik ode. Ovaj tekst je praktičan pregled, a ne pravni savjet.

Ovo je opisan način na koji naša usluga radi, uz uobičajenu praksu u malim firmama. Za obveze koje se odnose na vašu djelatnost pitajte odvjetnika ili osobu koja vodi zaštitu podataka.

Zašto je e-mail obrada osobnih podataka

Kad kupcu pošaljete ponudu, u sandučiću ostaje njegovo ime, adresa i ono što vam je napisao. Kad primite životopis, u sandučiću je i datum rođenja. Sve to su osobni podaci, a njihovo spremanje i čitanje je obrada. Pošta je pritom najneurednija zbirka podataka u firmi, jer nitko ne odlučuje što u nju ulazi.

U toj slici vaša firma je voditelj obrade. Vi odlučujete čije podatke primate i što s njima radite. Pružatelj usluge pošte je izvršitelj obrade: podatke drži i njima rukuje po vašim uputama, u svrhu pružanja usluge. Ta razlika je važna, jer određuje kome pripada koja obveza.

Gdje su podaci

Kod nas su na poslužiteljima u Europskoj uniji. Poštu držimo na zasebnom poslužitelju, odvojeno od web hostinga, a veze prema sandučiću su šifrirane: IMAP i SMTP (protokoli kojima programi za poštu preuzimaju i predaju poruke), ActiveSync na mobitelu i webmail u pregledniku idu preko TLS-a.

Osim samih poruka postoje još dva mjesta na koja se često zaboravi. Prvo su sigurnosne kopije, koje radimo dnevno i držimo na odvojenoj lokaciji. Drugo su uređaji: svaki mobitel i računalo na kojima je adresa postavljena drži lokalnu kopiju pošte. Popis uređaja u firmi jednako je važan kao popis adresa.

Ugovor o obradi

Kad podatke za vas drži druga firma, s njom treba ugovor o obradi podataka. To nije formalnost bez sadržaja; taj dokument je ono što pokazujete kad netko pita gdje su podaci vaših kupaca. Uz našu uslugu dobivate ga i prihvaćate ga otvaranjem računa. U njemu stoji:

• tko je voditelj, a tko izvršitelj obrade
• vrste podataka: sadržaj poruka i privitaka, adrese pošiljatelja i primatelja, kontakti, kalendari i podaci o prijavi
• ispitanici: vaši zaposlenici i osobe s kojima komunicirate
• koliko obrada traje i što se s podacima radi kad usluga prestane
• obveza povjerljivosti osoba koje imaju pristup
• tehničke i organizacijske mjere, od šifriranih veza do zabilježenog administratorskog pristupa
• podizvršitelji i gdje se nalaze, uz obavijest prije promjene
• obavijest o povredi osobnih podataka bez nepotrebnog odgađanja
• pomoć voditelju kad treba odgovoriti na zahtjev ispitanika

Kad uspoređujete pružatelje, ova lista je korisniji kriterij od cijene. Usluga bez ugovora o obradi vas ostavlja bez odgovora na najobičnije pitanje inspekcije.

Koliko čuvati poruke

Jednog roka za svu poštu nema. Osobni podaci se čuvaju dok postoji svrha, a za dio dokumenata rokove propisuju posebni propisi, na primjer računovodstveni. Iz toga slijedi praktično pravilo: poštu ne čuvajte „zauvijek jer ima mjesta”, a dokumente koji imaju zakonski rok ne držite samo u sandučiću.

Što je korisno dogovoriti u maloj firmi:

• računi i ugovori idu u knjigovodstvo i arhivu dokumenata, a ne ostaju samo kao privitak u pošti
• životopisi se brišu nakon završenog natječaja ili se za dalje čuvanje traži privola
• mape poput „Smeće” i „Neželjena pošta” prazne se, jer i one sadrže podatke
• zapiše se tko odlučuje o brisanju i kad se to radi, na primjer jednom godišnje

Naš dio roka je jasan. Kad paket istekne, e-mail radi još sedam dana počeka, a nakon gašenja poruke čuvamo 90 dana, da ih možete prenijeti ili se predomisliti. Nakon toga se trajno brišu. Ako poruke želite u svoje ruke prije toga, prijenos je opisan na stranici prijenos e-maila.

Što kad zaposlenik ode

Ovo je najčešći problem u praksi i rješava se u pet koraka. Adresa je poslovna, pa ostaje firmi, ali u njoj ima i privatne korespondencije, pa postupak treba biti dogovoren unaprijed, a ne izmišljen u zadnji dan.

1. Promijenite lozinku sandučića. Time pristup prestaje odmah, bez brisanja podataka.
2. Postavite prosljeđivanje na nadređenu osobu. Kupci koji pišu na staru adresu tako ne ostaju bez odgovora.
3. Prebacite adrese službi. Ako je osoba primala racuni@ ili prodaja@, preusmjerite alias na novog kolegu ili na cijeli tim.
4. Uklonite adresu s uređaja. Kopija pošte ostaje na mobitelu i računalu dok se račun ne izbriše.
5. Nakon dogovorenog roka obrišite adresu. Brisanje adrese briše i poruke u njoj, pa prije toga spremite ono što firma mora zadržati.

Dvije stvari napišite u pravilnik ili u ugovor o radu, prije nego zatrebaju: da je poslovna adresa alat firme i da se nakon odlaska pošta prosljeđuje određeno vrijeme. Zaposleniku recite kad prosljeđivanje počinje i dokle traje. Tako nema iznenađenja ni s njegove ni s vaše strane.

Prava ispitanika u praksi

Osoba čije podatke imate može pitati što o njoj imate, tražiti ispravak, brisanje ili kopiju podataka. U pošti to znači da morate moći pretražiti sandučiće po imenu ili adresi i vidjeti što ste našli. Pretraga u webmailu i u programu za poštu je za to dovoljna, ako imate popis adresa i znate koje su aktivne.

Naša je uloga pomoći kao izvršitelj: podaci su vam dostupni u sandučiću, prijenos u vlastitu kopiju je moguć, a brisanje adrese i njezinih poruka radite sami iz računa. Odluku o tome što se briše i što se čuva donosite vi. Rok za odgovor i sadržaj odgovora provjerite s pravnom osobom, jer ovisi o zahtjevu.

Nekoliko sitnica koje pomažu, a ne traže projekt: držite svaku osobu na svojoj adresi umjesto zajedničkog sandučića, ne šaljite podatke kupaca na privatne adrese i ne koristite Bcc kao zamjenu za alat za newsletter. Zašto je odvojena adresa po osobi temelj svega, kolega objašnjava u tekstu kako otvoriti poslovnu e-mail adresu.

Kratki popis koji vrijedi napraviti danas

Zaštita podataka u maloj firmi ne traži projekt. Traži da znate što imate. Napravite jednu tablicu i držite je uz ostale dokumente firme.

• sve e-mail adrese u firmi i tko ih koristi
• adrese službi kao info@ i racuni@ te tko prima poštu s njih
• uređaji na kojima je pošta postavljena, po osobi
• tko ima pristup računu kod pružatelja usluge
• gdje su sigurnosne kopije i koliko se čuvaju
• rokovi nakon kojih se poruke i privici brišu
• što se radi kad osoba ode iz firme

Tablicu osvježite kad nekoga zaposlite i kad netko ode. Kad stigne pitanje kupca ili nadzornog tijela, odgovor tražite u njoj, a ne po sjećanju. Uz to jednom godišnje usporedite popis adresa u računu s popisom ljudi koji rade u firmi. Adrese bivših kolega su najčešći višak, a svaka od njih i dalje drži podatke.

Česta pitanja

Smijem li čitati poštu zaposlenika?

To je pravno osjetljivo i ovisi o okolnostima i o tome što je unaprijed dogovoreno. Tehnički je moguće, ali prije toga provjerite pravnu osnovu i zapišite pravila u internom dokumentu.

Je li dovoljno da su poslužitelji u Europskoj uniji?

To je važan dio, ali ne sve. Uz lokaciju trebate ugovor o obradi, popis podizvršitelja i rokove čuvanja. Naše poslužitelje i uslugu opisujemo na stranici cijene.

Što s poštom kad ugasimo firmu?

Prvo prenesite ono što po propisima mora ostati, pa zatim ugasite adrese. Nakon gašenja poruke čuvamo 90 dana, a upute za postavljanje i preuzimanje pošte su na stranici upute.

Otvorite poslovnu poštu s ugovorom o obradi i podacima u Europskoj uniji na stranici za otvaranje e-maila.