Prvi tjedan nove firme troši se na papire, a digitalni dio se odgodi za „kad se sredi”. To je pogrešan red, jer banka, fiskalizacija i poslovni profil svi traže e-mail adresu, pa je najbolje domenu i poštu riješiti drugog dana. Ispod je plan za sedam koraka, raspoređen po danima.
Administrativni koraci i njihovi rokovi mijenjaju se i zavise od toga jeste li obrt ili d.o.o., pa ih potvrdite s knjigovođom. Ovdje je red poteza i ono što u svakom koraku treba imati pripremljeno.
1. dan: OIB i osnovni podaci
Sve dalje visi o dva podatka: točnom nazivu i OIB-u. D.o.o. dobiva vlastiti OIB pri upisu u registar, a obrt u pravilu koristi OIB vlasnika. Upišite si u jednu datoteku puni naziv onako kako je u rješenju, skraćeni naziv, OIB, adresu sjedišta i matični broj.
Ta datoteka je vaš najkorisniji dokument tog tjedna. Isti podaci idu u banku, u zahtjev za domenu, u račune i u ugovore, a prepisivanje iz memorije je kako nastaju greške na računima.
1. i 2. dan: poslovni račun u banci
Bez poslovnog računa nema naplate. Za otvaranje trebate rješenje o upisu, osobnu ispravu, OIB i pečat ako ga koristite. Prije odlaska u banku usporedite mjesečnu naknadu za vođenje računa, cijenu platnog prometa i cijenu internetskog bankarstva, jer se razlike u godinu dana skupe.
Banka će tražiti kontakt e-mail. Ako tada upišete privatnu Gmail adresu, ostaje vam na dokumentima još godinama. Zato korak s e-mailom dolazi prije nego što vam se čini.
2. dan: domena
Domena je vaše ime na internetu i temelj za e-mail, web stranicu i poslovni profil. Tvrtke i obrti registrirani u Hrvatskoj imaju pravo na jednu .hr domenu bez naknade, a naziv se izvodi iz naziva subjekta, bez oznake pravnog oblika. Za „Bilanca savjetovanje d.o.o.” to može biti bilanca-savjetovanje.hr, ili bilanca.hr ako je slobodna.
Kod odabira imena vrijede tri pravila. Neka se da izgovoriti preko telefona, neka bude bez hrvatskih znakova i neka bude kratko koliko ide. Cijeli postupak je na stranici o besplatnoj .hr domeni, a ako ne želite čekati ni ispunjavati zahtjev, komercijalnu .hr ili .com domenu registriramo za vas za 20 € godišnje, u roku od jednog radnog dana.
2. i 3. dan: e-mail na domeni
Ovo je korak koji nosi sve ostale. Adresa [email protected] ide u banku, na račune, u fiskalizaciju, u poslovni profil i na vizitke. Ako sada upišete adresu na gmail.com, mijenjat ćete je na desetak mjesta kroz sljedeće dvije godine.
Planirajte adrese prije otvaranja. Za jednu osobu dovoljna je jedna adresa uz aliase (dodatna imena koja stižu u isti sandučić), recimo ime@ kao glavna te info@ i racuni@ kao aliasi. To je paket Solo, 2,90 € mjesečno ili 29 € godišnje, s 10 GB prostora i pet aliasa. Za tim do pet ljudi paket Tim stoji 7,90 € mjesečno ili 79 € godišnje i donosi grupne adrese, dakle prodaja@ može stizati dvoje ili troje ljudi. Cijene su na stranici cijene, a što ide u dobru adresu opisano je u tekstu kako otvoriti poslovnu e-mail adresu.
Jedan detalj koji vrijedi znati unaprijed: sandučiće otvaramo tek kad dokažete da je domena vaša, našim MX zapisom (zapisom koji kaže gdje se prima pošta za domenu) ili TXT zapisom _mailverify. Provjeru ponavljamo svakih deset minuta, a promjena obično proradi u nekoliko minuta do nekoliko sati. Kad domenu registriramo mi, taj korak za vas ne postoji.
3. i 4. dan: Google poslovni profil
Poslovni profil je ono što ljudi vide kad vas potraže po imenu ili kad traže uslugu u svom gradu. Besplatan je i za većinu malih firmi donosi više poziva nego web stranica u prvim mjesecima.
Trebate naziv točno kako je u registru, kategoriju djelatnosti, adresu ili područje rada, radno vrijeme, telefon i e-mail na domeni. Potvrda vlasništva profila ide poštom, telefonom ili videom i može potrajati nekoliko dana, pa je bolje pokrenuti je ranije. Dok čekate, dodajte tri do pet fotografija i kratak opis onoga što radite.
4. i 5. dan: fiskalizacija i izdavanje računa
Prije prvog računa mora biti jasno u čemu ga izdajete i kako se prijavljuje. Za to trebate knjigovođu i digitalni certifikat, a program za račune odaberite tako da može ono što vam treba sada, a ne sve što možda zatreba.
Dvije stvari koje se vežu na e-mail. Prvo, račune šaljite s adrese na domeni, najbolje [email protected], jer kupčevo knjigovodstvo tako lakše prihvati dokument i lakše ga nađe u arhivi. Drugo, tu adresu upišite i kao kontakt za ulazne račune, da ne završavaju u privatnom sandučiću. Koji vas režim fiskalizacije i elektronskog računa točno obvezuje, provjerite s knjigovođom, jer to zavisi od djelatnosti i načina naplate.
5. do 7. dan: potpis, papiri i uređaji
Zadnji korak je onaj koji sve prethodno pretvara u nešto uredno:
- E-mail potpis s imenom, funkcijom, telefonom, adresom na domeni i nazivom firme s OIB-om.
- Predlošci ponude i računa s istim podacima i istim nazivom datoteka.
- Uređaji postavljeni na poslovnu poštu. Za svaku adresu stiže link s uputama, a koraci po uređaju su u uputama. Uz poštu se sinkroniziraju kontakti i kalendar, pa vam se termini vide i na mobitelu.
- Stara pošta prebačena u novi sandučić, ako ste posao već neko vrijeme vodili preko privatne adrese. Postupak je na stranici prijenos e-maila.
- Lozinke na jednom mjestu u upravitelju lozinki, ne u bilježnici i ne u poruci na mobitelu.
Što u prvom tjednu ne treba raditi
Tri stvari novim firmama pojedu tjedan, a mirno mogu čekati. Prva je savršena web stranica, jer prije prvih kupaca ne znate što na njoj treba pisati. Druga je logotip koji se radi tri tjedna, dok vizitka s imenom, telefonom i adresom radi isti posao. Treća je kupovina alata za sve, od sustava za kupce do programa za projekte, prije nego uopće znate kako radite. Domena, e-mail i račun u banci nose vas do prvog posla, a ostalo dolazi kad posao krene.
Kako to izgleda u tablici
| Dan | Korak | Što treba imati |
|---|---|---|
| 1. | OIB i podaci | rješenje o upisu, naziv, OIB, adresa |
| 1. i 2. | Poslovni račun | rješenje, osobna isprava, kontakt e-mail |
| 2. | Domena | naziv izveden iz naziva firme, OIB |
| 2. i 3. | E-mail na domeni | popis adresa i aliasa, odabran paket |
| 3. i 4. | Poslovni profil | kategorija, radno vrijeme, fotografije |
| 4. i 5. | Fiskalizacija i računi | knjigovođa, certifikat, program za račune |
| 5. do 7. | Potpis, predlošci, uređaji | potpis, predlošci, postavljeni mobitel i računalo |
Ako u prvom tjednu riješite samo domenu i e-mail, ostalih pet koraka idu dvostruko brže, jer svaki od njih traži adresu na koju šalje potvrdu.
Česta pitanja
Mogu li otvoriti e-mail prije nego dobijem domenu?
Paket možete odabrati odmah, a sandučići se otvaraju kad domena pokaže na nas, jer tako znamo da je domena vaša. Ako domenu registriramo mi, to je riješeno bez ijednog koraka s vaše strane.
Trebam li web stranicu u prvom tjednu?
Ne. Poslovni profil i adresa na domeni u prvim mjesecima nose više poziva nego stranica napravljena u žurbi. Stranicu radite kad znate što na njoj piše.
Što ako već imam domenu, ali pošta ide preko hostinga?
Domenu spajate bez prekida rada web stranice. Postojeće zapise stranice prepisujemo, a mijenjaju se samo oni za poštu. Stare poruke prenesemo preko IMAP-a.
Kad dođete do drugog koraka, otvorite poslovnu adresu na svojoj domeni.