Koliko stvarno košta poslovni e-mail: usporedba za 1, 3 i 10 ljudi

Za jednu osobu poslovni e-mail kod nas stoji 29 € godišnje, za tim do pet ljudi 79 €, a za tvrtku do 25 ljudi 199 €, bez PDV-a. Kod Google Workspacea i Microsofta 365 cijena se množi s brojem ljudi, pa deset adresa dođe na nekoliko stotina eura godišnje. Ispod je tablica s troškom po godini i popis stavki koje se u računu najčešće zaborave.

Važna napomena o brojkama: za Google Workspace i Microsoft 365 uzeli smo javno objavljene cijene s njihovih stranica na dan pisanja ovog teksta, zaokružene na euro, bez PDV-a i bez popusta. Njihovi cjenici se mijenjaju i razlikuju po paketu i načinu plaćanja, pa prije odluke provjerite aktualne iznose.

Što uopće ulazi u cijenu

Kad usporedite samo mjesečnu cijenu po korisniku, promašite pola računa. U stvarni trošak ulazi šest stavki:

• sandučići, odnosno cijena po osobi koja ima vlastitu adresu;
• prostor za poruke i privitke;
• domena, koja se plaća zasebno i obnavlja svake godine;
• postavljanje, to jest DNS zapisi i uređaji;
• podrška, kad nešto stane;
• vaše vrijeme, najskuplja stavka koja nije na cjeniku.

Trošak po godini

Iznosi su bez PDV-a. Za Workspace računamo oko 6 € mjesečno po korisniku, za Microsoft 365 Business Basic oko 5 € mjesečno po korisniku, prema javnim cijenama na dan pisanja. Naši iznosi su godišnje cijene paketa, gdje godišnje plaćanje dolazi na deset mjeseci.

Kod tri osobe razlika je oko 100 do 140 € godišnje, kod deset osoba oko 400 do 500 €. To je za mali obrt iznos jednog dobrog alata ili jedne kampanje.

Ako plaćate mjesečno, naši iznosi su 2,90 €, 7,90 € i 19,90 € mjesečno, pa godina ima dvanaest rata. Godišnje plaćanje dolazi na deset mjeseci, dakle dvije rate manje za istu uslugu. Ugovorne obveze nema ni u jednom slučaju, a probnog razdoblja nema, pa se plaća od prvog dana.

Jedna osoba: obrt i freelancer

Jednoj osobi treba jedna adresa i nekoliko imena za razne svrhe. Paket Solo daje jedan sandučić s 10 GB prostora i pet aliasa, dakle info@, racuni@ i ponude@ stižu u isti sandučić i ne plaćate ih posebno. Cijena je 2,90 € mjesečno ili 29 € godišnje.

Kod velikih pružatelja aliase također imate, ali cijena kreće po korisniku, pa je polazna točka viša. Uz to plaćate domenu, a u našem slučaju obrt ili tvrtka registrirana u Hrvatskoj ima pravo na jednu .hr domenu bez naknade. Uvjete smo opisali na stranici o besplatnoj .hr domeni.

Tri osobe: mali tim

Tri osobe u pravilu znače tri sandučića i dvije do tri grupne adrese, recimo prodaja@ na dvoje ljudi i racuni@ na knjigovodstvo. Paket Tim pokriva do pet adresa za 7,90 € mjesečno ili 79 € godišnje, s neograničeno aliasa, grupnim adresama i dijeljenim kalendarom. Do pet adresa znači i da četvrti i peti čovjek ne povećavaju račun.

Kod naplate po korisniku svaki novi čovjek odmah podiže mjesečni iznos. To nije nepravedno, ali za tim koji raste u skokovima znači stalno vraćanje u administratorsku konzolu.

Deset osoba

Za deset ljudi paket Firma stoji 19,90 € mjesečno ili 199 € godišnje i pokriva do 25 adresa, 25 GB po adresi, catch-all adresu (adresu koja prima svu poštu poslanu na nepostojeća imena u domeni) i do pet domena.

Postoji i druga kombinacija. Paket Tim pokriva pet adresa, a svaka dodatna stoji 1,50 € mjesečno ili 15 € godišnje. Pet dodatnih adresa uz Tim dođe na 154 € godišnje, dakle nešto manje od paketa Firma. Firma za tu razliku nosi veći prostor po adresi, catch-all i prioritetnu podršku, pa odluka zavisi od toga trebate li to. Oba iznosa vidite na stranici cijene.

Stavke koje se zaborave

Kad tvrtke same računaju trošak, redovito izostave ovo:

1. Domena i njezina obnova. Domena je zaseban račun koji dolazi svake godine i najčešće na privatni e-mail osobe koja ju je davno registrirala. Kod nas šaljemo podsjetnik prije obnove.
2. Postavljanje DNS-a. Da bi pošta radila i ne završila u spamu, u domeni treba biti MX zapis, SPF, DKIM i DMARC. Ako to radite sami, po uputama na engleskom, izgubite pola dana i još ostane sumnja je li dobro. Postupak je opisan u tekstu kako spojiti domenu, a kod nas te zapise postavljamo mi.
3. Prijenos stare pošte. Ručno prebacivanje nekoliko godina poruka je posao za informatičara. Kod nas ide preko IMAP-a i opisano je na stranici prijenos e-maila.
4. Postavljanje uređaja za kolege. Svaki novi čovjek znači mobitel, računalo i nekoga kome je to posao. Mi za svaku adresu izdajemo link s uputama, a koraci po uređaju su u uputama.
5. Podrška na jeziku koji razumijete. Kad pošta stane u ponedjeljak ujutro, prijevod problema na engleski nije ono što vam treba.

Kako izračunati svoj trošak u pet minuta

1. Prebrojite ljude kojima stvarno treba vlastiti sandučić. To je onaj tko vodi vlastite razgovore s kupcima ili dobavljačima. Ostalo se pokriva aliasima i grupnim adresama.
2. Dodajte adrese uloga. info@, prodaja@ i racuni@ nisu ljudi i kod nas se ne plaćaju kao adrese.
3. Pribrojite domenu. Besplatna .hr ako imate pravo, inače 20 € godišnje za .hr ili .com, odnosno 15 € godišnje za .eu.
4. Provjerite prostor. Deset godina pošte s privitcima obično stane u 10 GB. Ako ne stane, dodatnih 25 GB stoji 1 € mjesečno ili 10 € godišnje.
5. Pomnožite s dvanaest. Tek godišnji iznos pokazuje pravu razliku, jer se mjesečne cijene po korisniku uvijek doimaju malima.

Kad Workspace ili Microsoft 365 ima smisla

Pošteno je reći i to. Workspace i Microsoft 365 nisu samo pošta, nego cijeli paket za dokumente, tablice, video sastanke i pohranu u oblaku. Ako vaš tim već radi u Excelu s dijeljenim datotekama i vodi sastanke preko Teamsa, taj iznos plaćate za mnogo više od e-maila. Ako pak dokumente držite lokalno, sastanke vodite telefonom, a od cijelog paketa koristite samo poštu i kalendar, plaćate deset stvari da biste dobili dvije.

Kod nas dobivate poštu, webmail na webmail.3mail.hr, kalendar i kontakte na mobitelu, zaštitu od spama i virusa, prijenos stare pošte i podršku na hrvatskom. Dokumenti i tablice nisu u ponudi i to je namjerno.

Česta pitanja

Ima li probno razdoblje?

Nema. Plaća se od prvog dana, ali nema ugovorne obveze i otkazujete kad želite. Poruke nakon otkazivanja čuvamo još 90 dana.

Jesu li cijene s PDV-om?

Svi iznosi u ovom tekstu su bez PDV-a, i naši i tuđi, da usporedba bude ravna. Na računu se PDV obračunava prema važećim propisima.

Mogu li kasnije prijeći na veći paket?

Možete. Paket se mijenja u vašem računu, a adrese, poruke i aliasi ostaju kakvi su bili. Isto vrijedi i u drugom smjeru, uz uvjet da broj adresa stane u manji paket.

Ako vam se brojevi slažu, otvorite poslovnu adresu na svojoj domeni.